Innovatie, productiviteit & creativiteit door middel van technologie

Workshop met maximum aantal inschrijvingen met Microsoft Forms en Flow

Workshop met flow en forms

Inhoud

Wanneer je een workshop of bijeenkomst organiseert zal het waarschijnlijk zo zijn dat er per ronde of dag een maximum aantal deelnemers kan meedoen. Voorheen regelde ik dit altijd met Google Forms en formRanger, maar sinds onze organisatie is overgestapt op Microsoft 365 is dat geen mogelijkheid meer. Gelukkig kun je ook een heel eind komen met Microsoft Forms en Flow. In een aantal stappen leg ik je uit hoe je dit kunt realiseren.

Het doel is om een workshop te organiseren waarvoor mensen zich kunnen inschrijven waarbij je registreert wie zich heeft ingeschreven en een melding kunt geven aan de deelnemer en jezelf wanneer de workshop vol is en men zich dan niet meer kan inschrijven. Hiervoor gebruiken we Microsoft Forms en Flow.

Gegevens verzamelen

Formulier in Microsoft Forms
Formulier in Microsoft Forms

Als eerste heb je een medium nodig om de inschrijvingen te verzamelen. Daarvoor gebruik je Forms. In Forms maak je een nieuw formulier (geen quiz). Dat nieuwe formulier geef je een naam en voorzie je van een aantal velden om gegevens te verzamelen. Deze velden gebruik ik het liefst:

  • Naam
  • E-mailadres
  • Ik schrijf me in voor deze workshop: datum + tijd

Dit laatste veld is bedoeld om een reservelijst aan te kunnen leggen waarin de gegevens zijn vastgelegd van inschrijvingen op volle workshops. Als er een afmelding komt op een bepaalde datum kan ik dan zien wie zich ook op die datum had ingeschreven (naam + datum en tijd) en kan ik contact opnemen of deze deelnemer wil opschuiven (email).

Dit formulier is de eerste stap. Op dit moment worden de antwoorden alleen vastgelegd bij het tabblad ‘Antwoorden’. We hebben nog geen manier om deelnemers te tellen en hier regels aan te koppelen.

Deelnemers tellen

Om bij te houden hoeveel deelnemers zich hebben ingeschreven maken we een lijst in Sharepoint aan. Een lijst in Sharepoint verzamelt alleen maar de namen en ziet die als cijfers. Naam 1 is item 1, naam 2 is item 2 etc. Vervolgens geven we straks aan in Flow dat een lijst maximaal … aantal items mag bevatten.

Om een lijst in Sharepoint te maken gaan we naar een plek waar we die lijst kunnen opslaan, zoals een groep gekoppeld aan de workshop. Hier ga je vervolgens naar “Site-inhoud”. Hier zie je waarschijnlijk al een aantal mappen. Om een nieuwe lijst te maken klik je bovenin op “Nieuw” en kies je voor “lijst”. Dat is alles wat je hoeft te doen. De standaard indeling van een lijst is voldoende voor ons doel. Geef je lijst wel een herkenbare naam om deze straks in Flow te kunnen selecteren.

lijst in Microsoft Sharepoint
De lijst in Microsoft Sharepoint

Deelnemerslijst en reservelijst

De volgende stap is om twee Excel-documenten te maken. De eerste zal fungeren als de deelnemerslijst en de tweede als de reservelijst. Die twee Excel-lijsten moet je ergens in de cloud opslaan, bijvoorbeeld in OneDrive of in Teams zodat Flow deze kan gebruiken.
Deze Excel-lijsten moeten één tabel bevatten met een aantal kolommen om gegevens te verzamelen. Deze kolommen geef je benamingen die overeenkomen met de gegevens die je in de Forms hebt verzamelt. Dus: naam, e-mail, workshop datum + tijd. De tabel moet ook een naam hebben (zie afbeelding) zodat Flow deze kan herkennen. Geef de bestanden weer herkenbare namen om deze straks in Flow te selecteren.

Voordat we verder gaan

We zijn nu klaar om de Flow te gaan bouwen en alles aan elkaar te koppelen. Ik ga er voor het gemak vanuit dat je beschikt over een Outlook mailadres want dat is nog het laatste programma wat je nodig zult hebben. We gebruiken Outlook hierbij om de mails te versturen aan deelnemers en workshopleiders.

Excel-lijst met tabel
Excel-lijst met tabel

Alles komt samen in Flow

Om een nieuwe stroom aan te maken in Flow ga je naar “Mijn stromen” en klik je bovenin op “Nieuwe stroom” en daarna op “Geautomatiseerde cloudstroom”. Vul op het volgende scherm niks in (we gaan alle stappen handmatig toevoegen), dus druk op “Overslaan”.
Vervolgens kun je de stroom op de afbeeldingen namaken met je eigen gegevens. Ik zal alle onderdelen stap-voor-stap toelichten.

1. When a new response is submitted/Wanneer er een nieuwe reactie wordt verzonden
Dit is de aanleiding voor het doorlopen van de Flow en alle acties die er aan vast hangen. Zodra iemand een formulier invult (de Forms) dan start de stroom en worden alle stappen eronder uitgevoerd. Selecteer hier de Forms met de juiste naam. Klik vervolgens op “Nieuwe stap”.

2. Apply to each/Op elk(e) toepassen
Hiermee zorgen we ervoor dat de stroom voor elk nieuw ingevuld formulier wordt toegepast en dat alle stappen die we nu gaan toevoegen worden doorlopen. Selecteer hierbij “Reactie-id” of “Lijst met reacties” om hierop alles toe te passen. Klik op “Een actie toevoegen”.

3. Get response details/reactiedetails ophalen (Forms)
Hiermee halen we de ingevulde gegevens op zodat we die kunnen verwerken later binnen onze stroom. Selecteer het goede formulier en kies weer voor “Reactie-id” of “Lijst met reacties”. Klik op “Een actie toevoegen”.

4. Items ophalen (SharePoint)
Hiermee halen we de SharePoint lijst op om te controleren hoeveel inschrijvingen er al zijn. Kies de SharePoint lijst die je eerder hebt gemaakt. Vul alleen “Siteadres” en “Lijstnaam” in en laat de rest leeg om de gehele lijst te lezen en niet maar een deel ervan. Klik op “Een actie toevoegen”.

5. Voorwaarde
Dit is het punt waarop de definitieve check plaatsvind op aantallen. Hier vergelijkt Flow de hoeveelheid die je hebt opgehaald bij stap 4 met de waarde die je nu instelt en als de waarde hoger is zal de stroom verder gaan binnen antwoordoptie “Ja” en als het getal lager is gaat de stroom verder bij “Nee”.
Klik op “Een waarde kiezen” en gaa naar “Expressie” om het item “Length ()” te kiezen en druk op OK. Vervolgens kies je voor “is gelijk aan” en vul je het maximum aantal deelnemers voor de workshop in. Je Flow zou nu moeten lijken op onderstaande afbeelding.

Microsoft Flow

We gaan nu eerst de stroom voor “Indien ja” bouwen. Klik op “Een actie toevoegen”.

6. Een e-mail verzenden (Outlook)
Het eerste wat we willen doen is de deelnemer informeren dat ze zich inschrijven voor een workshop die vol zit en dat ze een ander moment moeten kiezen. We gaan de deelnemer dus een mail sturen met deze informatie. Vul bij “Tot” in dat de mail naar het ingevulde e-mailadres uit de Forms moet gaan. Vul vervolgens het onderwerp en de tekst van de mail in. Wil je de mail wat persoonlijker maken dan kun je ervoor kiezen om in de aanhef de ingevulde naam uit het formulier op te nemen. Klik op “Een actie toevoegen”.

7. Een rij toevoegen aan een tabel (Excel)
Nu gaan we de deelnemer toevoegen aan de reservelijst. Kies hier de juiste Locatie (opslagplek) en bestand (reservelijst). Nu zie je ook waarom we onze tabel een naam moesten geven, hier selecteer je bij Tabel de tabel binnen het Excel-document (in dit voorbeeld heet deze “Lesmodule”). Flow haalt vervolgens automatisch de koppen van de tabel op en vraagt je wat hier ingevuld moet worden. Selecteer de Forms gegevens die gelijk zijn aan de tabel koppen. Je Flow zou nu moeten lijken op onderstaande afbeelding.

Microsoft Flow

We gaan nu verder met de stroom voor “Indien nee”. Klik op “Een actie toevoegen”.

8. Create item/item maken (SharePoint)
Aangezien deze deelnemer mee kan doen aan deze workshop gaan we hem op de SharePoint lijst zetten om mee te tellen voor het totaal ingeschreven aantal deelnemers. Kies voor de SharePoint lijst die je gemaakt hebt en bij “Title/titel” kun je de “Naam” gegevens uit de Forms invullen. Klik op “Een actie toevoegen”.

9. Een rij toevoegen aan een tabel (Excel)
Nu gaan we de deelnemer ook op de lijst met ingeschreven deelnemers in Excel zetten. Vul deze op dezelfde manier in als stap 7, maar kies i.p.v. de reservelijst voor de lijst met inschrijvingen. Klik op “Een actie toevoegen”.

10. Items ophalen (SharePoint)
Nu gaan we weer controleren hoeveel inschrijvingen er zijn, we hebben er nu immers één extra inschrijving bij en mogelijk is de workshop nu vol. Dan willen we uiteraard graag de workshop als inschrijfoptie verwijderen voor deelnemers. Kies de SharePoint lijst die je eerder hebt gemaakt. Vul alleen “Siteadres” en “Lijstnaam” in en laat de rest leeg om de gehele lijst te lezen en niet maar een deel ervan. Klik op “Een actie toevoegen”.

11. Voorwaarde
Dit is het punt waarop de definitieve check plaatsvind op aantallen. Hier vergelijkt Flow de hoeveelheid die je hebt opgehaald bij stap 10 met de waarde die je nu instelt en als de waarde hoger is zal de stroom verder gaan binnen antwoordoptie “Ja” en als het getal lager is gaat de stroom verder bij “Nee”.

12. “Indien ja” > Een e-mail verzenden (Outlook)
We hoeven nu alleen iets in te vullen bij indien ja, omdat als de check uitwijst dat de workshop nog niet vol is we nog niks hoeven te doen. Is de workshop nu echter wel vol dan willen we dat graag weten door onszelf een mail te sturen. Vul je eigen e-mailadres in bij “Tot” en omschrijf duidelijk wat het geval is (workhop 1 op die dag en die tijd zit nu vol). Je Flow zou nu moeten lijken op onderstaande afbeelding.

Microsoft Flow

 

Klaar! Je Flow is nu af. Klik op “Opslaan” en je Flow is klaar voor gebruik. Mochten er nu waarschuwingen verschijnen over fouten loop dan alle stappen nogmaals goed na om te controleren dat alles klopt. Krijg je een waarschuwing dan kan het zijn dat Flow een makkelijkere manier ziet om iets uit te voeren, maar dit zal geen conflicten geven en staat de werking niet in de weg.

Nu wordt elke inschrijving van een deelnemer door de stroom gehaald en krijg je een mail zodra de workshop vol zit. Verwijder je de mogelijkheid tot inschrijven vervolgens niet snel genoeg dan krijgen daaropvolgende inschrijvers de melding dat ze zich niet kunnen inschrijven en worden ze op de reservelijst gezet. Op deze manier heb je dus nooit meer overvolle workshops of teleurgestelde deelnemers!

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on email

Gerelateerd

Interactief PDF bestand maken met PowerPoint

In mijn vorige bericht deelde ik een volledig interactieve handleiding voor Microsoft Teams (klik). Een handleiding waaraan ik interactieve functionaliteit zoals knoppen aan toevoegde. In dit bericht laat ik je zien hoe je zelf zo’n interactief bestand kunt maken in Microsoft PowerPoint.

Lees meer
Microsoft Teams handleiding

Microsoft Teams – volledige interactieve handleiding

Microsoft Teams is een heel volledig programma met veel opties, maar kan daarom soms ook wat intimiderend zijn voor nieuwe of minder regelmatige gebruikers. Daarom schreef ik een handleiding voor het gebruik en de functionaliteiten van Microsoft Teams. De handleiding is interactief, dus door te klikken op bepaalde elementen van het programma kom je uit bij meer informatie. Ook kun je via de inhoudsopgave bij alle onderwerpen uitkomen.  

Lees meer
Team digitaal vaardig

Samen digitaal vaardig als team

Hoe zorg je ervoor dat bedachte digitale innovaties daadwerkelijk gebruikt gaan worden in je team? Dit artikel geeft een aantal concrete tips over hoe je samen digitaal vaardiger kunt worden. De tips zijn allemaal gebaseerd op trainingen en workshops die we in ons team hebben georganiseerd dus ze zijn getest en waardevol bevonden.

Lees meer
Profielfoto.png

Technovatie

Technologie & innovatie

Welkom op Technovatie! Hier kun je lezen over innovatie, productiviteit & creativiteit door middel van technologie.

Favorieten
Lees meer