Innovatie, productiviteit & creativiteit door middel van technologie

Kantooruren als oplossing voor eindeloos vergaderen en nutteloos mailen

Kantooruren

Inhoud

Tijdens het hoogtepunt van de pandemie en het bijbehorende thuiswerken werd pijnlijk duidelijk hoe eindeloos veel we eigenlijk mailen en vergaderen. Online vergaderen via Zoom of andere platformen werd de norm en ineens stonden alle afspraken strak achter elkaar in de agenda. Geen tijd voor koffie, thee of een plaspauze. Maar waarom vergaderen en mailen we eigenlijk zoveel? En hoe kunnen we dit verminderen en tegelijkertijd productiever gaan werken door middel van kantooruren?

 

Waarom Zoomen en mailen we zoveel?

Nu we allemaal (grotendeels) nog thuis werken kunnen we niet zomaar even langslopen bij een collega om wat vragen te stellen. Door een vergadering in te plannen hebben we wel meteen actie ondernomen dus voelen we ons al een stuk beter. En die afspraak in de agenda is ook heel fijn, want nu staat het zwart-op-wit. We hoeven het dus niet langer zelf te onthouden. Een ander element is dat een online vergadering veel makkelijker te plannen is dan een fysieke. Voorheen moesten we voor elke vergadering een ruimte boeken en moesten alle deelnemers de tijd en middelen hebben om naar de gekozen locatie te komen. Nu heeft iedereen alleen een laptop nodig. En als straks één of twee collega’s niet fysiek aanwezig kunnen zijn dan sluiten we die tegenwoordig wel digitaal aan. De moeite die we moeten doen om een vergadering te plannen is dus steeds minder groot. Daarom plannen we voor steeds meer dingen een vergadermoment in.

Hetzelfde gebeurt met mailen. Wanneer we een vraag of probleem hebben is een mail gemakkelijk verstuurd. Vervolgens is het niet ons probleem meer en hebben we zelf rust in ons hoofd omdat we ons eigen aandeel voor de oplossing hebben geleverd.

 

Wat zijn kantooruren?

Het idee van kantooruren is heel simpel. Iedereen zet gedurende de week een aantal tijden vast waarbinnen ze vrij bereikbaar zijn voor videobellen, chatten, telefoneren en/of fysieke gesprekken. Het idee voor kantooruren werd door Cal Newport geïntroduceerd als middel om mailen te elimineren in dit artikel. Dit schreef hij al lang voor de pandemie en het idee kreeg destijds weinig bijval. Echter blijkt er nu we steeds meer digitaal werken behoefte te zijn aan een nieuwe manier van werken. Omdat iemand kan langskomen met zijn of haar problemen tijdens jouw kantooruren blijft het probleem tot die tijd van hen. Natuurlijk is het vervelend dat je in je hoofd niet direct van het probleem af bent door een mail te sturen of een vergadering te plannen. Het grote voordeel is echter dat iedereen meer tijd overhoud om simpelweg hun werk te doen.

 

De regels voor kantooruren

  • Iedereen zet zijn of haar kantooruren vast en is tijdens de kantooruren bereikbaar voor iedereen zonder voorafgaande afspraken
  • Wanneer je een onderwerp hebt wat je met meerdere collega’s wilt/moet bespreken plan je geen vergadering in. In plaats daarvan bezoek je iedere collega binnen zijn kantooruren en bespreek je het daar één op één
  • Vaak zijn deze één op één gesprekken genoeg om de vraag of het probleem op te lossen. Zo niet, dan zorgt het voeren van deze gesprekken er in ieder geval voor dat je tijdens een meeting heel gericht en effectief op de overgebleven pijnpunten in kunt gaan

 

Wat levert het op?

Tijd, vooral heel veel tijd. Dit belangrijke element haalt Cal Newport aan met een voorbeeld over een onderwerp wat je met vijf collega’s moet bespreken. Wanneer je hier een vergadering voor plant dan kost dit zes mensen een uur vergaderen, dus 360 uur in totaal. Wanneer je echter gebruik maakt van kantooruren dan kost het ongeveer 10 minuten om dit te bespreken met iedere collega tijdens zijn kantooruren. Dit kost jou vijf keer 10 minuten, 50 minuten dus. En iedere collega eenmaal 10 minuten keer vijf collega’s, ook 50 minuten dus. In totaal ben je dan 100 minuten bezig, 3.6 keer minder dan wanneer je een vergadering had gepland.

Naast tijd verandert kantooruren ook de manier waarop we communiceren. Je gaat hiermee namelijk van asynchrone communicatie naar synchrone conversatie. En synchrone conversaties zijn efficiënter en genuanceerder. Doordat je niet alleen maar bezig bent met het geven van korte en snelle reacties zodat je mailbox niet hopeloos vol loopt kun je veel effectiever tot oplossingen komen. Samen aan een gezamenlijk vraagstuk werken werkt nou eenmaal beter dan het vraagstuk heen en weer ping pongen.

 

Bezwaren

Uiteraard zijn er situaties te bedenken waarin mailen wel goed kan werken, zoals in contacten met klanten of andere externe partijen. Je kunt er daarbij voor kiezen om kantooruren alleen intern in te zetten.

Ook is er soms sprake van communicatie binnen het team waarbij je iedereen hetzelfde bericht wil geven. Het bezoeken van meerdere kantooruren om dezelfde boodschap te vertellen is dan zonde van de tijd. Een oplossing hiervoor kan zijn om dagelijkse of wekelijkse tijdstippen te creëren waarin de kantooruren van alle teamleden elkaar overlappen. Dit zijn dan momenten waarom je iedereen tegelijkertijd kunt bereiken wanneer dit nodig is.

En het belangrijkste is wel dat kantooruren niet bedoeld is om vergaderen of mailen te elimineren. Het is juist bedoeld om nutteloos vergaderen en mailen te elimineren zodat we meer tijd overhouden voor zinvolle en productieve werkzaamheden. Aanvullend kun je vervolgens werken met andere strategieën zoals een vergader-quotum: hierbij heeft iedereen bijvoorbeeld drie vergaderplekken in de middag en niet meer. Zodra die gevuld zijn moet je doorschuiven naar de volgende dag. Ook hiermee verzorg je meer tijd voor het uitvoeren van het werk in plaats van alleen maar te vergaderen over het werk.

Gerelateerd

Interactief PDF bestand maken met PowerPoint

In mijn vorige bericht deelde ik een volledig interactieve handleiding voor Microsoft Teams (klik). Een handleiding waaraan ik interactieve functionaliteit zoals knoppen aan toevoegde. In dit bericht laat ik je zien hoe je zelf zo’n interactief bestand kunt maken in Microsoft PowerPoint.

Lees meer
Microsoft Teams handleiding

Microsoft Teams – volledige interactieve handleiding

Microsoft Teams is een heel volledig programma met veel opties, maar kan daarom soms ook wat intimiderend zijn voor nieuwe of minder regelmatige gebruikers. Daarom schreef ik een handleiding voor het gebruik en de functionaliteiten van Microsoft Teams. De handleiding is interactief, dus door te klikken op bepaalde elementen van het programma kom je uit bij meer informatie. Ook kun je via de inhoudsopgave bij alle onderwerpen uitkomen.  

Lees meer
Team digitaal vaardig

Samen digitaal vaardig als team

Hoe zorg je ervoor dat bedachte digitale innovaties daadwerkelijk gebruikt gaan worden in je team? Dit artikel geeft een aantal concrete tips over hoe je samen digitaal vaardiger kunt worden. De tips zijn allemaal gebaseerd op trainingen en workshops die we in ons team hebben georganiseerd dus ze zijn getest en waardevol bevonden.

Lees meer
Profielfoto.png

Technovatie

Technologie & innovatie

Welkom op Technovatie! Hier kun je lezen over innovatie, productiviteit & creativiteit door middel van technologie.

Favorieten
Lees meer